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Museumsfachleute werden die Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit Kunstausleihen bald einer Software überlassen

by Lisa Weiß on

Wenn du an Standardisierung denkst, was kommt dir da als erstes in den Sinn? Vielleicht ein Mangel an Individualität oder das Gefühl, in eine Schublade gesteckt zu werden? Was wäre, wenn wir dir sagen würden, dass Standardisierung nicht zwangsläufig mit diesen Dingen verbunden sein muss. Im Gegenteil, sie kann ein Werkzeug für kreativeres und optimiertes Arbeiten sein.

Unter Standardisierung versteht man die Angleichung bestimmter Prozesse an gemeinsame Richtlinien, in der Regel innerhalb einer bestimmten Branche. Das Ziel von Standardisierung ist es, ein Gefühl der Einheitlichkeit zu schaffen, um Konsistenz und eine einfache Zusammenarbeit zu gewährleisten. In der Museumswelt kann dies besonders hilfreich sein, wenn es um Leihgaben geht. Obwohl jede Sammlung anders ist und die Menge an Informationen über einzelne Werke stark variiert, gibt es dennoch Möglichkeiten, Standards einzuführen, um Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten. Ein solcher Standard ist das Exhibition Object Data Exchange Model (EODEM).

Wie werden die Leihgaben der Museen heute abgewickelt, und warum ist eine Alternative notwendig?

Das Ausleihen von Objekten zwischen Museen erfordert in der Regel einen erheblichen Aufwand an wiederkehrender Arbeit. Das entleihende Museum erhält von den Verleiher*innen eine Tabelle mit allen Informationen über die bevorstehende Ausleihe und fügt diese Informationen dann manuell in seine Datenbank ein. Dieses System hat durchaus seine Vorzüge. Es ermöglicht ein hohes Maß an Personalisierung auf der Grundlage individueller Anforderungen. Allerdings lässt es auch viel Raum für menschliche Fehler. Selbst die detailorientiertesten und fähigsten Schreibkräfte unter uns machen gelegentlich Fehler.

Die manuelle Dateneingabe ist außerdem sehr zeitaufwendig. Eine Studie der National Gallery in London schätzt, dass pro Jahrzehnt ein ganzes Jahr für die Dateneingabe aufgewendet werden kann. Dabei werden nur die eingehenden Leihgaben berücksichtigt. Auch bei der Ausleihe gibt es jede Menge Papierkram zu erledigen. In einem Museum müssen so viele andere Aufgaben erledigt werden. Es ist schade, so viel Zeit für etwas zu verwenden, das leicht automatisiert werden kann.

Es muss doch einen besseren Weg geben. Genau hier kommt EODEM ins Spiel.

Was ist EODEM?

EODEM steht für Exhibition Object Data Exchange Model. Es handelt sich um ein Software-Framework zur Automatisierung der Verwaltungsarbeit bei der Übertragung von Museumsleihgaben durch Standardisierung. Es wurde von ICOM, dem Internationalen Museumsrat, entwickelt und die Beta-Version im Mai 2022 eingeführt. Sobald genügend Nutzer*innen die Software getestet haben, wird der endgültige Standard verfügbar sein. EODEM hat das einfache, aber ehrgeizige Ziel, "Museumsdatenbanken die Möglichkeit zu geben, Objektdaten mit einem Knopfdruck aus einem System zu exportieren und die Daten mit einem Knopfdruck in ein anderes System zu importieren." Ein einfaches Ziel, denn das Konzept ist so klar wie das Versenden einer E-Mail. Aber ehrgeizig in dem Sinne, dass diese Aufgabe bisher immer manuell erledigt werden musste.

Warum ist EODEM die Zukunft der Verwaltung von Museumsleighaben?

EODEM zielt darauf ab, Zeit zu sparen, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und die Zusammenarbeit zwischen Museen zu verbessern. Es würden weniger Fehler auftreten, und die Fehler, die auftreten, könnten schnell behoben werden; die Datenbank könnte mit einem Mausklick aktualisiert werden, vorausgesetzt, alle beteiligten Museen halten sich an den Standard. Weniger Fehler würden auch zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Museen führen, da es weniger Diskussionen über solche Fehler gäbe. Gleichzeitig werden wertvolle Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. Die gewonnene Zeit könnte besser genutzt werden, die Verantwortlichen könnten mehr Zeit für Aufgaben wie die Pflege der Kunstwerke und die Organisation der Ausstellungslogistik aufwenden. Die eingesparten Mittel könnten für den Erwerb weiterer Kunstwerke oder für Marketingmaßnahmen verwendet werden. Insgesamt überwiegen die Vorteile der Einführung des EODEM bei weitem die Vorteile der Beibehaltung des aktuellen Zustands.

Warum wird EODEM jetzt entwickelt?

Du fragst dich vielleicht, warum EODEM oder etwas Ähnliches nicht schon früher eingeführt wurde. Schließlich ist das Konzept einfach, und sicherlich haben sich schon viele Museen gewünscht, dass ihnen jemand (oder etwas) die Verwaltungsarbeit abnehmen könnte. Wahrscheinlich haben die Unterschiede in den Datenbanken und den Erfassungsprozessen der einzelnen Museen verhindert, dass eine Lösung wie EODEM früher entwickelt werden konnte. Eine Software zu entwickeln, die mit all diesen Unterschieden umgehen kann, ist schwierig, vor allem, ohne unerschwinglich hohe Kosten zu verursachen. Inzwischen gibt es jedoch verschiedene Datenbanken und Softwares für die Sammlungsverwaltung, weshalb eine Standardisierung nötiger denn je ist. Wenn das Museum, an das oder von dem ausgeliehen wird, seine Informationen auf eine völlig andere Art und Weise speichert, sind die Vorteile einer solchen Software fast sinnlos, wenn anschließend eine Menge manueller Eingaben gemacht werden müssen.

Wird die Einführung von EODEM erhebliche Ressourcen erfordern?

EODEM ist nicht zu kostspielig, da es ein standardisiertes System verwendet, das wenig Raum für Personalisierung lässt. Es ist immer noch sehr effektiv, aber die Technologie ist einfacher. Diese Einfachheit bedeutet, dass die Informationen aus der Datenbank eines Museums ohne komplizierte Verfahren in die eines anderen überführt werden können. Die Anbieter von Content-Management-Systemen kümmern sich um die eher technischen Aspekte, so dass Museumsfachleute nicht mehr als ein paar Tage brauchen, um sich einzuarbeiten - und was sind schon ein paar Tage im Vergleich zu dem ganzen Jahr, von dem wir in dem Beispiel vorhin sprachen?

Wie kann ich mich auf EODEM vorbereiten?

Wenn EODEM für deine Einrichtung von Nutzen sein könnte, kannst du einige proaktive Schritte unternehmen. Stelle zunächst sicher, dass deine Daten reichhaltig sind, d. h. dass du über so viele Informationen wie möglich zu allen Werken verfügst, die sich derzeit in deiner Sammlung befinden. Der Rahmen wird auf der Grundlage der LIDO-Prinzipien funktionieren. Wenn deine derzeitige Datenbank die Anforderungen erfüllt, bist du bestens gerüstet. Wenn nicht, besteht kein Grund zur Panik, denn EODEM übernimmt alle Informationen, die du hast und die Kriterien erfüllen. Es funktioniert nach dem Prinzip, dass wenige Daten besser sind als gar keine Daten. Zweitens, und das ist ein wichtiger Punkt, solltest du mit dem Anbieter deines Sammlungsmanagement-Tools sprechen. Er muss EODEM implementieren, damit du es nutzen kannst. Überzeuge ihn, dass ein entsprechender Bedarf besteht. Drittens: Wenn es Museen gibt, mit denen du oft eng zusammenarbeitest, solltest du ihnen ebenfalls von EODEM erzählen. Sowohl der Leihgeber als auch der Leihnehmer müssen den Standard verwenden, um seine Vorteile voll ausschöpfen zu können.

Navigating.art kann helfen!

Wenn Navigating.art dein Sammlungsmanagement-Tool ist, hast du Glück! Wir werden EODEM für alle unsere Kund*innen integrieren, um einen einfachen Datentransfer und Standardisierung zu gewährleisten. Wenn du Navigating.art noch nicht nutzst, buch dir eine Demo und schau dir an, was uns ausmacht. Du kannst dich auch für unseren Newsletter anmelden, damit du keine wichtigen Updates zu EODEM und unserer Plattform verpasst.