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Erstellung und Veröffentlichung eines digitalen Werkverzeichnisses

by Lisa Weiß on

Die Erstellung eines digitalen Werkverzeichnisses erfordert oft viel Zeit, Ressourcen und Aufmerksamkeit - doch es geht auch anders.

Die Anschaffungs- und laufenden Kosten machen herkömmliche gedruckte Werkverzeichnisse zu erheblichen Investitionen für Künstler*innen und Leser*innen. Die Bearbeitung und Lagerung, der Druck und die Verteilung solcher umfassenden Aufzeichnungen über die Karriere einzelner Künstler*innen können zwischen 500.000 und 1 Million Dollar kosten. Wenn nach der Veröffentlichung neue Informationen oder Kunstwerke entdeckt werden, muss der gesamte Katalog angepasst und neu gedruckt werden, was zusätzliche Kosten verursacht. Der Kaufpreis entspricht dem Produktionspreis, was den Erwerb von Werkverzeichnissen nahezu unerschwinglich macht und den Zugang zu Informationen einschränkt. Dieses Ergebnis steht in direktem Widerspruch zu dem Ziel von Werkverzeichnissen, das Erbe der Künstler*innen zu schützen und das öffentliche Bewusstsein zu steigern. 

Digitale Werkverzeichnisse sind eine kostengünstige Alternative, die vielmehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen, als dass sie sie einschränken. Ein*e einzelne*r Forscher*in kann ein digitales Werkverzeichnis zu einem Bruchteil der Kosten herkömmlicher Werkverzeichnisse erstellen, es jederzeit bearbeiten und es zu geringen oder gar keinen Kosten veröffentlichen. Die Online-Plattform von Navigating.art ermöglicht eine effiziente Erstellung, Strukturierung und Veröffentlichung eines digitalen Werkverzeichnisses. Das Team von Navigating.art steht zudem mit seiner Expertise und Beratung zur Verfügung, um die Komplexität des Prozesses zu reduzieren. 

Dieser Leitfaden hilft dir bei der Erstellung und Veröffentlichung eines digitalen Werkverzeichnisses in fünf Schritten.

Organisation von Personal, Technik und Finanzen

Im ersten Schritt sollten eine Reihe von Entscheidungen über die finanziellen und personellen Anforderungen getroffen werden, unter anderem über die erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse. Diese Entscheidungen gleich zu Beginn des Prozesses zu treffen, erhöht die Erfolgschancen Deines Projekts und spart viel Zeit und Geld.

Personal: Stelle Dein Team zusammen

Die Zusammenstellung eines Teams mit der entsprechenden Erfahrung ist entscheidend. Am besten sollte dein Team Fachkenntnisse in den folgenden Bereichen abdecken: Kenntnisse über deine*n Künstler*in, über Sammlungsmanagement, Konservierung und Archivierung, Projektmanagement und Redaktion sowie über die technischen Anforderungen. Nutze zunächst das Fachwissen, das dir zur Verfügung steht und ermächtige das von dir gebildete Team, Entscheidungen über digitale Werkzeuge, Forschungsmethoden und das Budget zu treffen. 

Wenn du dir nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, wende dich zunächst an einen Digital Humanities Expert von Navigating.art. Unser Team kann dein Projekt von Anfang bis Ende begleiten. Für eine erfolgreiche Veröffentlichung ist es hilfreich, wenn deine engagierten Mitarbeiter*innen mit Navigating.art zusammenarbeiten. 

Sobald du dein Team zusammengestellt hast, gehe die folgenden Fragen durch, um den Erfolg deines Projekts sicherzustellen:
  • Gibt es ein Teammitglied, das den oder die Künstler*in im Mittelpunkt dieses Werkverzeichnisses gut kennt?
  • Gibt es ein Teammitglied,das die Zeit hat, all die unterschiedlichen Informationen zusammenzuführen?
  • Ist das Team in der Lage, Entscheidungen über sein Budget und seine Instrumente zu treffen? Wenn nicht, gibt es ein System, das sicherstellt, dass diese Entscheidungen schnell getroffen werden können? 
  • Verfügt das Team über genügend technisches Fachwissen?

Technik: Auswahl der Methoden 

Im Vergleich zu analogen Werkverzeichnissen sind digitale Werkverzeichnisse kostengünstiger und lassen sich schneller veröffentlichen und einfacher pflegen, wenn neue Informationen entdeckt werden. Diese Vorteile ermöglichen den Zugang zum Werkverzeichnis zu geringen oder gar keinen Kosten, was für mehr Aufmerksamkeit im wissenschaftlichen Umfeld sorgt. Alle diese Vorteile hängen von der Technik ab, die zur Erstellung des digitalen Werkverzeichnisses verwendet wird. 

Ein digitales Werkverzeichnis hat drei technische Hauptkomponenten:
  • einen digitalen Speicher für Bilder, Werkinformationen und Forschungsaufsätze als Daten
  • ein Programm, mit dem ein internes Team die Daten im digitalen Speicher ergänzen und ändern kann
  • öffentlichen Zugang zu den Daten in ihrer schriftlichen und visuellen Form, sodass intuitiv navigiert werden kann (dies ist optional)  

Für jede dieser Komponenten können einzelne Tools gewählt oder eine Komplettlösung gefunden werden.

Ein maßgeschneiderter Ansatz kann zusätzliche fachliche Unterstützung erfordern, z. B. von  Entwickler*innen und Webdesigner*innen, die bei der Auswahl einer Datenbank und Servern beraten, ein Programm für das Team zur internen Verwendung erstellen und eine öffentlich zugängliche Website entwerfen und entwickeln. Dieses Team wird auch Software-Updates und andere unvermeidliche Änderungen während der Lebensdauer des digitalen Werkverzeichnisses unterstützen müssen. 

Die Navigating.art-Plattform ist eine Rundumlösung, die alle drei Komponenten umfasst. Sie umfasst die Datenspeicherung, eine intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit des öffentlichen Zugangs - ohne Entwickler- oder IT-Team.

 

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Um die Programme, die du für dein Projekt in Erwägung ziehst, besser einschätzen können, gehe die folgenden Fragen durch, um sicherzustellen, dass alles, was du brauchst, vorhanden ist: 
  • Passt das Programm in dein anfängliches und laufendes Budget?
  • Setzen andere dieses Tool oder diese Tools ein, um ähnliche Ziele wie ich zu erreichen? 
  • Passt das Programm zu den technischen Fähigkeiten meines Teams? 
  • Erlaubt mir das Programm, die Vorteile eines digitalen Werkverzeichnisses zu nutzen? 
  • Welchen Wartungs- und Aktualisierungsbedarf gibt es für das Programm?

Finanzen: Aufstellung Ihres Budgets

Jedes Projekt erfordert eine finanzielle Unterstützung, die auf seine Anforderungen abgestimmt ist. Die Erstellung eines detaillierten Plans und eines Budgetvorschlags gibt Aufschluss über den Umfang der Vorab- und laufenden Investitionen. Es ist zudem ratsam, in dieser Phase die Anforderungen an die Bildrechte zu klären, damit diese entsprechend einkalkuliert werden können. 

Die folgenden Überlegungen, erleichtern dir den Einstieg:
  • Müssen Kunstwerke oder physische Aufzeichnungen transportiert werden?
  • Müssen physische Aufzeichnungen digitalisiert werden?
  • Müssen Daten von einer Plattform in eine andere migriert werden?
  • Entstehen Kosten im Zusammenhang mit Bildrechten?
  • Müssen irgendwelche Dienstleistungen ausgelagert werden?
  • Wie hoch ist dein technisches Budget? 
Wenn du Arbeitskosten einplanst, solltest du dir folgende Fragen stellen:
  • Wer ist beteiligt? 
  • Welche Aufgaben müssen übernommen werden? 
  • Wie viel Zeit wird für jede Aufgabe benötigt? 
  • Wie hoch ist die Vergütung?

Navigating.art hat Erfahrung mit der Erstellung von Budgets für digitale Archive und Werkverzeichnisse, und unser Team kann dir helfen, deinen Budgetvorschlag zu prüfen. Wenn du mehr Geld für dein Projektbudget beantragen musst, haben wir Vorschläge, um dir bei der Beantragung von Stiftungs- und öffentlichen Fördermitteln zu helfen. 

 

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Datenermittlung und Erstellung eines digitalen Werkverzeichnisses

Nachdem du nun das Team, die Technik und die erforderlichen Mittel für dein Projekt festgelegt hast, ist es an der Zeit, deine Daten und Ressourcen zusammenzutragen. Sammle und strukturiere zunächst die Materialien, die du bereits hast.

Relevante Informationen für dein digitales Werkverzeichnis findest du häufig in den folgenden Quellen: 
  • Bisheriges Verwaltungssystem 
  • Früher veröffentlichte Werkverzeichnisse
  • Physische oder digitale Archive
  • Ausstellungskataloge
  • Verkaufs- und Ankaufsprotokolle
  • Leihverträge
  • Dokumente zur Konservierung

Vergiss nicht, dein Team um Hilfe zu bitten. Die Informationen, die du suchst, können sich an Orten befinden, an die du vielleicht nicht denkst, auch in den Köpfen der Menschen. Institutionelles Wissen ist großartig, aber es funktioniert besser für alle, wenn es dokumentiert ist. Jetzt ist es an der Zeit, dies zu tun.

Mach dich mit den besten Praktiken für das Arbeiten mit Daten vertraut

In der Phase der Datenerfassung und -eingabe sollte auch damit begonnen werden, eine Struktur für die gespeicherten Daten (d. h. Sammlungen, Serien und Dateien) zu erstellen. Diese Struktur sollte auf dein spezielles Projekt zugeschnitten sein. 

Um eine Struktur festzulegen, solltest du die Daten auf drei Ebenen betrachten: 
  • Kunstwerk. Jedes Kunstwerk in deinem digitalen Werkverzeichnis hat einen Informations-Fingerabdruck. Es ist wichtig, dass diese Informationen in einem standardisierten Format und nach denselben Kriterien erfasst werden. Es ist auch wichtig, dass jedes Kunstwerk eine eindeutige Kennung hat. Am besten vermeidest du numerische Ordnungssysteme, die schwerfällig sind und veralten können, sobald neue Werke entdeckt werden. Navigating.art generiert automatisch eindeutige Kennungen für jeden neuen Eintrag. Dadurch werden Überschneidungen, wie sie häufig in numerischen Systemen vorkommen, vermieden.  
  • Kontext. Der Kontext bezieht sich auf alle Informationen, die sich um ein Kunstwerk drehen. Er kann Ausstellungsgeschichte sowie Referenzen in Publikationen und Provenienzen umfassen. Die strukturierte Erfassung dieser Daten erleichtert die Navigation und das Finden von Verbindungen von verschiedenen Ausgangspunkten aus, was für die interne und externe Forschung von Vorteil ist. 
  • Veröffentlichung. Die öffentliche Ebene bezieht sich darauf, wie die Datenstruktur die Zugänglichkeit ermöglicht oder behindert. Durch die oben beschriebene Strukturierung der Daten wird dein digitales Werkverzeichnis zu einem interaktiven Forschungsinstrument. Deine Daten so transparent wie möglich zu machen, erleichtert die Zusammenarbeit und hilft dir, mit verschiedenen Zielgruppen in Kontakt zu treten. Wann und wie viele deiner Daten du veröffentlichst, liegt immer in deiner Hand und deinem Ermessen. 
Diese Checkliste hilft dir bei der Einhaltung bewährter Verfahren bei der Arbeit mit Daten auf jeder Ebene:
  • Lege ein eindeutiges Identifikationssystems für deine Kunstwerke fest
  • Lege standardisierte Kriterien für die Erfassung von Daten einzelner Kunstwerke fest
  • Verwende deine Kriterien, um Daten über alle deine Kunstwerke zu erfassen
  • Verknüpfe alle kontextuellen Informationen mit deinen Kunstwerken
  • Falls vorhanden, stelle Verbindungen zwischen relationalen Informationen her
  • Sei transparent. Es ist in Ordnung, Informationslücken offen darzulegen. Erfasse Informationen so, dass sie verständlich sind. Vermeide Fachjargon
  • Entscheide, welche Daten du Dritten zur Verfügung stellst (diese Entscheidung muss nicht zu Beginn getroffen werden)

Gut strukturierte Daten sind leichter zu finden und einfacher zu nutzen. Das Erfassen und beständige Speichern von Informationen liefert ein umfassendes Bild eines historischen Moments und ermöglicht dir und externen Forscher*innen überraschende Entdeckungen. 

Das Team von Navigating.art unterstützt dich bei der Migration bereits gesammelter Daten auf die Navigating.art-Plattform, auf der sie in eine übersichtliche Struktur gebracht werden. Die Anleitung durch einen Digital Humanities Expert ermöglicht es dir, die Nutzung der Plattform von Anfang an zu verstehen. 

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Recherche für dein digitales Werkverzeichnis

Während der Datenermittlung hast du wahrscheinlich einige Informationslücken aufgedeckt. Alle diese Lücken werden in der Recherchephase geschlossen. Dein Team kann externe Quellen nutzen, um die fehlenden Informationen zu finden und zu ergänzen. 

Zu den gängigen Orten, an denen du suchen kannst, gehören:
  • Externe Archive (analoge, digitale, öffentliche und private)
  • Bibliotheken
  • Auktionshäuser
  • Familiennachlässe
  • Museen 
  • Galerien
  • Online-Publikationen

Bedenke, dass Primärquellen lückenhaft oder schwer zu interpretieren sein können. Solches Material kann zusätzlichen Kontext oder Unterstützung durch zusätzliche Forschung erfordern. 

Frage dich sich bei der Analyse von Primärquellen:
  • Ist die Quelle vollständig?
  • Woher stammt die Quelle?
  • Ist die Quelle glaubwürdig?
  • Ist die Quelle umstritten?
  • Ist die Quelle verifiziert?
  • Erfordert die Quelle eine zusätzliche Interpretation?

Dokumentiere die Quelle jeder einzelnen Information. Nur auf diese Weise können deine Ergebnisse bei abschließenden Überprüfungen oder auch Jahre später nachvollzogen werden. Ungewissheit ist unvermeidlich, wenn man mit historischen Informationen arbeitet, aber bedenke, dass Transparenz der Schlüssel ist. Vermerke alle Unsicherheiten in deinen Belegen. Die Aufarbeitung der Geschichte ist einfacher, wenn es ehrlich und in Zusammenarbeit geschieht. Aus diesem Grund kannst du auf der Navigating.art-Plattform die meisten Datenfelder als unsicher markieren.

Gewährleistung der Rechte zur Freigabe deines digitalen Werkverzeichnisses

Der Erfolg eines digitalen Werkverzeichnisses hängt von der Einhaltung der Datenrechte ab, die seine Inhalte schützen. Bestimmte Daten - insbesondere personenbezogene Daten - dürfen nur unter bestimmten Bedingungen weitergegeben werden. Wenn du dich dafür entscheidest, die Bilder von Kunstwerken der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, müssen die korrekten Lizenzen für alle Fotos, Gemälde, Skulpturen und Archivmaterialien offen und frei zugänglich sein. 

Gehe vor der Veröffentlichung deiner Daten folgende Fragen durch: 
  • Wann wurden die Daten erstellt? 
  • Sind sie bereits öffentlich zugänglich?
  • Sind sie urheberrechtlich geschützt?
  • Müssen die Rechte erworben werden?
  • Gibt es eine*n Eigentümer*in, Autor*in oder Schöpfer*in, der oder die genannt werden muss?
  • Enthalten die Daten personenbezogene Informationen? Falls ja, müssen sie besonders behandelt werden?

Die Veröffentlichung deines digitalen Werkverzeichnisses fördert Bildung und Wissenschaft, stellt dem Publikum, das tiefer eintauchen möchte, die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung und etabliert dich, dein Team und deine Institution als wichtige Bewahrer unserer menschlichen Geschichte.

Veröffentlichung und was danach kommt 

Nach der Planung, der Strukturierung der digitalen Speicherung, der Recherche und der Sicherung der Rechte bist du bereit, dein digitales Werkverzeichnis zu veröffentlichen. Dies mag der Zeitpunkt sein, an dem dein IT-Team die technischen Hilfsmittel zusammenführt, um eine Website zu erstellen, mit der die Öffentlichkeit interagieren kann.

Wenn du die Funktion zur Veröffentlichung deiner Daten auf der Navigating.art-Plattform nutzt, ist jetzt der Moment, deine Inhalte zu veröffentlichen. Denk daran: Du hast die Kontrolle darüber, was die Leute auf einer detaillierten Ebene sehen. Du entscheidest, welche Informationen nur für den internen Gebrauch bestimmt sind und welche der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. 

Je mehr Informationen, desto besser

Je mehr Informationen über verschiedene Lebenswege, Praktiken und Kunstwerke zur Verfügung stehen, desto mehr kann die Öffentlichkeit die Verflechtungen zwischen unserer Gegenwart und der Vergangenheit erkennen. Digitale Werkverzeichnisse liefern wichtige Details zu diesen Konstellationen, verbessern das Ansehen der jeweiligen Künstler*innen und unterstützen die Arbeit der internationalen Forschung.  

Die Erforschung, Veröffentlichung und Validierung des Werks eines Künstlers oder einer Künstlerinwird dank digitaler Werkzeuge wie Navigating.art leichter möglich, da mehr Werkverzeichnisse erstellt werden können und wartbare, verlässliche und zugängliche kulturelle Ressourcen gefördert werden.

 

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