Zehn Grundsätze des grundlegenden digitalen Katalogisierens
Der Museumssektor steht an der Schwelle zu einem massiven Anstieg der Digitalisierung. Diese erfordert grundlegende Standards und Kriterien für die Aufbereitung digitaler Informationen. Digital Basic Cataloguing: 10 Principles - ein Bericht des Network of European Museum Organisations (NEMO) - gibt Museen Empfehlungen für eine erfolgreiche digitale Informationsaufbereitung. Der Schwerpunkt des Berichts liegt auf der Aufbereitung digitaler Informationen für Museum Documentation Systems (MDS) - den digitalen Werkzeugen, die von Museen zur Verwaltung von Informationen über ihre Sammlung verwendet werden - und wie sie allen Bereichen der Museumsarbeit zugutekommen. Mit diesen Empfehlungen können Museen digitale Werkzeuge einsetzen, um ihren Betrieb zu verbessern, die Lebensdauer ihrer Sammlungen zu verlängern und ihre Reichweite zu vergrößern.
Das Team von Navigating.art fand den Bericht von NEMO äußerst konstruktiv und informativ. Wir haben diese Zusammenfassung verfasst, um Museumsmitarbeiter*innen durch den Inhalt und die Empfehlungen zu führen. Erfahre mehr über die Bedeutung digitaler Aufzeichnungen und wie Navigating.art Teams bei der Bewältigung dieser Aufgabe unterstützt.
Empfehlungen zu den Grundlagen der digitalen Katalogisierung von NEMO
Es ist wichtig, das Gesamtbild zu betrachten. Überlege, was die Organisation mit der Digitalisierung erreichen will und welche personellen, technischen und finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Entwickle oder konsultiere die Strategie der Organisation für digitale Sammlungen. Digitale Verfahren sollten die Strategie der Organisation unterstützen und in die institutionellen Kapazitäten passen.
Bereite ein einheitliches System für Daten vor
Ein klares und kohärentes System für die Erfassung grundlegender Sammlungsinformationen garantieren den freien Datenfluss innerhalb von Organisationen. Spezifische MDS-Funktionen helfen Datenmanager*innen bei der Entwicklung und Umsetzung erfolgreicher Verfahren zur Erfassung digitaler Informationen.
Wähle das am besten geeignete und geregelte Vokabular aus
Industriestandard-Vokabulare erleichtern den digitalen Informationsaustausch zwischen Institutionen. Die Aufzeichnung von Sammlungsdaten unter Verwendung derselben Sprache wie bei anderen Einrichtungen erhöht die Auffindbarkeit und Weiterverarbeitung der erfassten Informationen. Jedes MDS enthält mindestens ein Standardvokabular. Navigating.art verwendet Getty Vocabularies, das am häufigsten verwendete Vokabular für die Verwaltung und Dokumentation von Informationen zum Kulturerbe.
Organisiere Daten mit eindeutigen Identifikatoren
Die Kodierung von Daten mit einem eindeutigen Fingerabdruck ist entscheidend, um den Überblick über digitalisierte Materialien zu behalten. Identifikatoren ermöglichen es, jede Information in einer Datenbank zur Sammlungsverwaltung zu finden. Keine zwei Identifikatoren sollten identisch sein. Vermeide Verwechslungen oder Doppelarbeit, indem du ein System wie Navigating.art wählst, das automatisch eindeutige Identifikatoren für jeden neuen Dateneintrag erzeugt.
Vermeide einschränkende Datenfelder
Sammlungsdaten passen nicht immer in vordefinierte Felder wie "Künstler" oder "Provenienz". Nutze ein flexibles System, um die gewünschten Informationen zu erfassen. Mit den benutzerdefinierten Feldern von Navigating.art können Benutzer*innen eine unbegrenzte Anzahl von anpassbaren Feldern erstellen und Sammlungsdaten ohne Einschränkungen erfassen. Du kannst mehrere Schöpfer*innen auflisten, Unsicherheiten vermerken oder nicht-traditionelle Kategorien wie den CO2-Fußabdruck eines Objekts einbeziehen. Die Verwendung eines anpassungsfähigen digitalen Systems zur Aufzeichnung erhöht die Genauigkeit der Informationen zum Kulturerbe.
Verwalte Benutzerzugriffe und Berechtigungen
Digitale Technologien ermöglichen es, Sammlungsinformationen mit Beiträgen verschiedener Nutzer*innen anzureichern. Mehrere Perspektiven sind für den Aufbau umfassender und repräsentativer Sammlungen unerlässlich. Tools mit anpassungsfähigem Zugriffs- und Rechtemanagement sorgen dafür, dass digitale Dokumentationssysteme zusammenarbeiten und die Datenerfassung kohärent ist. Mit Navigating.art kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Benutzerprofilen erstellen und Berechtigungen auf einer detaillierten Ebene verwalten, um eine uneinheitliche Erfassung zu verhindern.
Integriere Digitale Medien in Sammlungseinträge
Verwandle Sammlungen in multimediale Erlebnisse durch das Hinzufügen zusätzlicher digitaler Mediendateien. Lade digitale Versionen von analogen Objekten in Form von Scans, Bildern und Videos hoch. Binde neue digitale Medien wie Videospiele und digitale Kunstwerke ein. Die Aufnahme von mindestens einer digitalen Darstellung pro Sammlungseintrag sorgt für lebendigere Datenbanken.
Die Kodierung digitaler Medien mit Zusatzinformationen in einem einheitlichen Format verwandelt Nicht-Text-Dateien in durchsuchbare Ressourcen. Für jede Zusatzinformation sollten standardisierte Prinzipien zur Aufzeichnung gelten. Speichere wichtige Details in der Kopfzeile von Dateien oder verwende ein Metadatenschema (Standard für die Erfassung von Daten über Objekte in einer digitalen Bibliothek). Halte Quellen zusammen und ermögliche es den Benutzer*innen, bestimmte Inhalte schnell zu finden.
Beziehe Externe Datenquellen ein
Binde die Arbeit von Forscher*innen und Gelehrten durch Einbeziehung von Daten aus externen Quellen in die Sammlung ein. Verbinde Sammlungen mit der Welt vorhandener Informationen. Lade digitale Dateien hoch oder füge einen Weblink hinzu. Ergänze Einträge mit unkonventionellen oder verwandten Inhalten, wie Karten und mehrsprachigen Quellen. Die Nutzung externer Daten steigert die Qualität der eigenen Ressourcen einer Institution und erweitert deren Reichweite über die dadurch entstehenden Netzwerke.
Verwalte tägliche Aufgaben mit digitalen Tools
Die Digitalisierung unterstützt eine Reihe von sammlungsbezogenen Aktivitäten - von der Sammlungsverwaltung bis zur wissenschaftlichen Forschung. Nutze die MDS-Funktionen, um Zeit zu sparen und Sammlungen für die gewünschten Nutzer*innen zu öffnen.
Führe Materialien in einem Digital Asset Management System (DAMS) zusammen
Ein Ort, an dem Unternehmen alle digitalen Inhalte speichern, verwalten und abfragen können. Wähle ein Tool, das sich in das bestehende DAMS der Organisation integrieren lässt, oder eine Software, die ein DAMS bereitstellt. Die Navigating.art-Plattform beinhaltet ein DAMS in jedem Preisplan. Das DAMS wird als Archiv bezeichnet, weil die meisten Menschen es nutzen, um digitale Kopien und Primärquellen zu Objekten in ihrer Sammlung zu speichern.
Bereite Daten vor und versende sie mit Hilfe von Datenexportpaketen
Extrahiere Rohdaten und konvertiere sie in ein für andere Anwendungen erforderliches Format. Übertrage sie in Form eines Datenexportpakets zur Verwendung in jedem System - von Museumsanwendungen bis hin zu externen Datenbanken. Das Teilen von Sammlungsinformationen über Datenexportpakete vermeidet Kompatibilitätsprobleme und erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Dritten. Navigating.art nutzt Dateiformate (CSV und DOCX) zur unkomplizierten Erstellung von Datenexportpaketen.
Mache Sammlungsmaterialien mit einer Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) zugänglich
APIs ermöglichen es digitalen Systemen, miteinander zu kommunizieren, ohne dass eine Datenaufbereitung erforderlich ist. Verwende eine API, um direkten Zugang zu Sammlungsdaten zu erhalten. Eine offene API ist ein öffentlicher Zugang zu einer (ansonsten privaten) Software. Eine geschlossene API ist nur für autorisierte Benutzer*innen innerhalb der Organisation zugänglich. Museen können eine offene API verwenden, um der Öffentlichkeit Zugang zu ihrem MDS zu gewähren - ein großartiges Werkzeug für open access. Alle Nagivating.art Produkte beinhalten eine offene API mit Optionen für spezifische Berechtigungsfunktionen.
Erweitere die Reichweite und Lebensdauer von Daten
Die Veröffentlichung digitalisierter Materialien unterstützt die Forschung über Institutionen hinaus und stellt die gesammelten Objekte einem breiteren Publikum vor. Stelle jetzt und in Zukunft eine nachhaltige und ordnungsgemäße Nutzung der Materialien durch grundlegende Erfassungsprinzipien sicher.
Beziehe informationen über Provenienzen mit ein
Um eine genaue und ehrliche Geschichte zu präsentieren, müssen Museen Informationen über Provenienzen erfassen und aktuell halten. Ein einheitliches Vokabular und verknüpfte Daten erhöhen die Transparenz im gesamten Museumssektor. Navigating.art enthält die Getty-Vokabulare, die eine institutionsübergreifende Suche ermöglichen und die Provenienzforschung unterstützen. Alle in die Plattform eingegebenen Daten sind relational - zum Beispiel ist ein*e Verkäufer*in immer mit einem oder einer Käufer*in verknüpft - was die Wirkungskraft von Informationen über Provenienzen erhöht.
Wahre Rechten und Lizenzen
Hilf anderen durch die Veröffentlichung von Informationen über Rechte und Lizenzen die Weiterverwendung digitaler Materialien zu verstehen. Für private, öffentliche und kommerzielle Anwendungen gelten unterschiedliche Regelungen. Die Verantwortung für die Einhaltung von Rechten und Lizenzen liegt bei der Organisation, die die Inhalte bereitstellt. Die MDS können dabei helfen. Navigating.art bietet seinen Nutzer*innen für jedes einzelne Feld die Kontrolle darüber, was veröffentlicht wird. Wenn die Nutzer*innen nicht das Recht haben, Informationen weiterzugeben, können sie mit diesem Feature intern gehalten werden.
Denke über die Zukunft von digitalen Materialien nach
Digitale Sammlungen haben immer noch einen physischen Fußabdruck - all diese Daten müssen auf Servern oder in Rechenzentren gespeichert werden, was Energie erfordert. Der beste Weg, den digitalen Fußabdruck einer Organisation zu verringern, besteht darin, die Langlebigkeit der digitalen Informationen zu gewährleisten. Halte sie verfügbar, indem du eine Software wählst, die Versionierung und FAIR-Prinzipien (Findability, Accessibility, Interoperability, Reusability) unterstützt. Mach sie wiederverwendbar, indem du Standarddatenformate übernimmst und die richtigen Rechte und Lizenzen bereitstellst. Alle Daten von Navigating.art sind nach den FAIR-Prinzipien organisiert. Die Informationen sind im Volltext über Optical Character Recognition (OCR) lesbar und Versionierung ist für alle veröffentlichten Informationen möglich.
Durch die Berücksichtigung dieser Empfehlungen können Organisationen die Werte des heutigen Kultursektors besser wahren - von der Bewahrung der Sammlungsobjekte bis hin zum Aufbau stärkerer Verbindungen zum Publikum. Aus diesem Grund hat das Team von Navigating.art seine Plattform zur digitalen Katalogisierung entwickelt. Wer auf der Suche nach einer MDS-Lösung ist, die die Ergebnisse des NEMO-Berichts unterstützt, sollte nicht weiter suchen.
