Wie verbesserte digitale Arbeitsabläufe wirkungsvolle Museen schaffen

Museen haben eine spürbare Wirkung - das zeigt sich, wenn Kinder mit neuen Ideen vertraut gemacht, die lokale Artenvielfalt erhalten oder Erinnerungen bei Menschen mit Demenz geweckt werden. Museen bieten prägende Erfahrungen, begleiten Besucher*innen jeden Alters und helfen Menschen, sich um andere Arten zu kümmern. Es ist naheliegend, die Aktivitäten zu sehen, die einen Unterschied machen. Aber was ist mit den Systemen, die den Museen helfen, ihre höheren Ziele zu erreichen?

Technologien und Prozesse beeinflussen, wie Museen arbeiten und ihr Wissen an die Öffentlichkeit vermitteln. Sie können entweder helfen oder behindern. Museen arbeiten bereits mit einer Vielzahl an digitalen Workflow-Tools - von Systemen für die Verwaltung von Sammlungen und digitalen Beständen bis hin zu interaktiven Anwendungen. Aber umständliche Prozesse oder inkompatible Werkzeuge stehen den Aufgaben der Museen im Weg. Ganz zu schweigen von der Menge an Geld, die Museen für ungeeignete Technologien verschwenden. Dieser Artikel erklärt, wie Museen digitale Tools nutzen können, um operative Gewinne zu erzielen und sie zielgerichtet auf ihre Aktivitäten anzuwenden.

Es ist an der Zeit, digitale Workflow-Tools in den Mittelpunkt des Museumsauftrags zu stellen.

Mit digitale Workflow-Tools wertvolle Ressourcen sparen

Mit wenig viel erreichen zu müssen, ist für viele Museumsleiter*innen eine vertraute Situation. Workflow-Tools schaffen Kapazitäten, damit Organisationen mit den verfügbaren Ressourcen mehr erreichen können. Wenn Gelder von vermeidbaren Betriebskosten auf zielgerichtete Aktivitäten umgeleitet werden, können die Mitarbeiter*innen ihre Zeit besser nutzen, um das kulturelle Erbe mit der Welt zu teilen.

Bedürfnisse von Mitarbeiter*innen und Auftragnehmer*innen schätzen

Das wichtigste Kapital eines Museums sind die Menschen. Ob festangestellt oder freiberuflich, der Kultursektor ist auf die Arbeit qualifizierter und kreativer Personen angewiesen. Die Bereitstellung von arbeitsfördernder Technologie steigert das individuelle Maß an Arbeitszufriedenheit und Engagement. Von der Standardisierung täglicher Aufgaben wie der Sammlungsverwaltung bis hin zur Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern ist jedes digitale Workflow-Tool, das die Arbeit der Menschen effizienter macht, eine lohnende Investition.

Halte Mitarbeiter*innen und zieh talentierte Personen an, die mit digitalen Workflow-Tools für die Organisation arbeiten. Hilf Mitarbeiter*innen auf allen Ebenen, ihre digitalen Fähigkeiten zu entwickeln und zu verbessern. Remote-Arbeit ist gekommen, um zu bleiben. Biete eine moderne Arbeitsumgebung mit kollaborativen digitalen Tools, die Mitarbeiter*innen von jedem Ort aus nutzen können. Greif auf einen vielfältigen Pool von Arbeitskräften zu - einschließlich Eltern und Menschen, die für ihre Arbeit nicht reisen können. Vermeide hohe Mitarbeiterfluktuation, indem du Entwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitsvereinbarungen bietest. Digitale Workflow-Tools helfen Museen, mit anderen Branchen Schritt zu halten und zeigen, dass sie die Menschen wertschätzen, die in ihnen arbeiten.

Schwerpunkt verlagern: vom Prozess zum Teilnehmererlebnis

Die Programmierungskosten sind die häufigsten Betriebskosten für Museen. Aber die Organisation von wichtigen Aktivitäten wie Ausstellungen und öffentlichen Veranstaltungen muss nicht zu hohen Kosten führen. Vereinfache Leihverträge, Versicherungen oder den Zugang Dritter mit digitalen Sammlungsmanagement-Tools, die branchenüblichen Standards und Formaten entsprechen. Beende langwierige und bürokratische Prozesse und konzentriere dich stattdessen auf das Publikum.

Digitale Infrastruktur in einem Tool vereinen

Gib kein Geld für mehrere Technologien aus, wenn es eine All-in-One-Lösung gibt. Bündel Digital Asset Management Systeme (DAMS), Sammlungsmanagement-Datenbanken und Funktionen für den öffentlichen Zugang an einem Ort. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten auf nur einer Plattform ist es einfacher, Informationen zu finden. So kann Doppelarbeit vermieden und die Sicherheit der Daten erhöht werden. Mit einer Anwendung für verschiedene Bereiche sparst du den Zeitaufwand für den Datentransfer zwischen verschiedenen Systemen.

Beseitige die Notwendigkeit unterschiedlicher Anwendungen und den Zeitaufwand für den Datentransfer zwischen ihnen.

Erwartetes planen, Unerwartetes vorbereiten

Es ist wichtig, den Betrieb auch während geplanter oder unvorhergesehener Änderungen fortsetzen zu können. Einkommensverluste als Folge von aufgeschobenen Projekten sind vermeidbar. Ob bei einer groß angelegten Renovierung oder bei Schließung wegen einer Notfallsituation - digitale Tools gewährleisten, dass Sammlungen für Mitarbeiter*innen während der Schließzeiten zugänglich bleiben. Mit stabilen digitalen Prozessen können Organisationen agil und reaktionsschnell handeln und sich besser auf den Übergang zu neuen Formen von Programmdurchführung vorbereiten.

Einkommen mit digitalen Workflow-Tools schaffen

Ob mit Spenden, Ticketverkäufen oder Vermietung von Veranstaltungsräumen - alle Museen müssen Geld einnehmen, um ihre Ziele am Leben zu erhalten. Doch viele dieser Bereiche, die Einnahmen schaffen, haben den Ruf, langweilig zu sein. Solche zeitaufwendigen und mühsamen Aufgaben der Mittelschaffungen können mit digitalen Tools umgangen und Fundraising-Prozesse vereinfacht sowie Einnahmen erhöht werden. 

Erfolg von Fundraising steigern

Von der Bearbeitung von Förderanträgen bis hin zum Sammeln individueller Spenden sind Organisationen heute mehr denn je auf digitale Werkzeuge für das Fundraising angewiesen. Durch das Abrufen öffentlicher Zugriffsdaten oder Zahlen über die Online-Beteiligung können Förderer einfacher überzeugt werden. Für das Erhöhen von Spendeneinnahmen gibt es zudem verschiedene Möglichkeiten. So kann die Neugestaltung der Spenden-Box im Foyer des Museums Besucher*innen zum Spenden ihres übrigen Bargeldes anregen. Ebenso können eine Spenden-Option über die Homepage des Museums oder eine E-Mail-Kampagne zu höheren Spendeneinnahmen verhelfen. Digitale Tools ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, beim Fundraising spielerisch und kreativ zu sein und Daten zur Unterstützung ihrer Anfragen einzubeziehen.

E-Commerce-Tools einrichten

Jeder mag Stoffbeutel und Einkaufstaschen mit Museums-Logo. Museumssouvenirs können aber auch ganz einfach online gekauft werden. Wenn es im Einklang mit den Prioritäten des Museums und seinen Zielen steht, können Onlineverkäufe eine wertvolle Einnahmequelle darstellen. Wer die Kosten dabei gering halten muss, kann Personal, Instandhaltung und Inventar für einen Ladenbetrieb vor Ort einsparen. Bei einem digitalen Geschäft müssen keine Regale gefüllt werden. Verwalten Sie den Bestand entsprechend der Nachfrage und geben Sie nur dann Geld für Nachschub aus, wenn es notwendig ist.

Mit digitalen Workflow-Tools zielgerichtet arbeiten

Museen existieren, um Informationen über die Vergangenheit für zukünftige Generationen zu bewahren. Im Prozess gestalten Museen Programme, die Einzelpersonen berühren und Gemeinschaften inspirieren sollen. Diese Aktivitäten bringen viele Menschen dazu, in Museen zu arbeiten. Digitale Workflow-Tools revolutionieren Kernaufgaben und unterstützen die Entwicklung kreativer Ideen.

Sammlungsinformationen mühelos verwalten

Jedes Museum mit eigener Sammlung hat ein System zur Verwaltung seiner Materialien. Veraltete oder ungeeignete Systeme zur Sammlungsverwaltung bereiten den Mitarbeiter*innen Schwierigkeiten und belasten die Finanzierung einer Organisation. Die Wahl einer modernen Plattform, die flexibel auf die Anforderungen der Sammlungen eingeht, beseitigt diese Risiken. Mit dem richtigen digitalen Werkzeug können auch regelmäßig anfallende Aufgaben im Bereich Sammlungsverwaltung verbessert werden. Gut gestaltete digitale Sammlungsmanagement-Tools verhelfen zu genauerer Dokumentation von Informationen, die schneller zu finden und einfacher zu verwenden sind.

Mehr von der Sammlung ans Licht bringen

Tools für digitale Sammlungsverwaltung gewähren Zugang zu Sammlungsgegenständen, die sonst oftmals in Lagern verborgen bleiben. Sammlungsorganisationen lagern permanent bis zu 90 % ihrer Sammlung ein. Anstatt ihre Bestände in Form von Leihgaben oder als Teil von Wanderausstellungen - die mit hohen Kosten verbunden sind - zugänglich zu machen, könnten Museen Programme entwerfen, die auf bereits vorhandene Ressourcen zurückgreift. Mit digitalen Systemen, die alle Objekte sichtbar machen, können Sammlungen optimal genutzt werden.

Kulturerbeinformationen für zukünftige Generationen bewahren

Allein in den Vereinigten Staaten werden über eine Milliarde Objekte in Museen bewahrt. All diese Objekte müssen auch regelmäßig gepflegt werden. Mithilfe eines digitalen Systems zur Sammlungsverwaltung, das alle für die Museumsbranche erforderlichen Verfahren abdeckt, lässt sich der Überblick über alle Vorgänge zur Konservierung eines Objekts behalten und Zustandsberichte können unkompliziert erstellt werden. Systeme, die zusätzlich über eine Funktion zur Veröffentlichung verfügen, können digitale Surrogate somit öffentlich zugänglich machen. Der Zugriff über digitale Workflow-Tools schont die Objekte  und reduziert den Bedarf und die Kosten für Restaurierungen. 

Wandel zum Wissenszentrum

Unterstütze die steigende Nachfrage an Open Access, indem du digitale Tools mit flexiblen Zugriffsfunktionen nutzt. Teile Informationen über deine Sammlung in Echtzeit mit Forscher*innen und reduziere die Zeit, die Mitarbeiter*innen für das Herunterladen und Senden schwer zu entziffernder Sammlungseinträge aufwenden. Werde zu einer weltweit renommierten Quelle lebendiger und glaubwürdiger Informationen über Kulturerbe. Offene und kollaborative digitale Tools bereichern das Ökosystem offener Daten mit zuverlässigen Beweisen aus der Vergangenheit und stärken den Ruf der Organisationen.

Ansprechende digitale Besuchererlebnisse schaffen

Digitale Besucherbindung gewinnt für Museen zunehmend an Priorität. Eine erfolgreiche digitale Interaktion ist jedoch nur möglich, wenn Museen über eine solide digitale Grundlage verfügen. Es macht keinen Sinn, Zeit und Geld in aufwendige Anwendungen für Interaktionen zu investieren, wenn die digitale Infrastruktur dafür fehlt. Digitale Workflow-Tools schaffen digitale Kompetenz in Organisationen und ermöglichen die Gestaltung unvergesslicher digitaler Erlebnisse für das Publikum.

Fazit

Angesichts knapperer und wettbewerbsfähigerer Finanzierung sowie der Forderung nach einer stärkeren gesellschaftlichen Mission stehen Museen vor einer Herausforderung. Dennoch müssen ehrgeizige Ziele nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Durch die Modernisierung ihrer Abläufe mithilfe digitaler Workflow-Tools können Museen Einsparungen erzielen, lukrativere Geschäfte anziehen und relevant bleiben.